Hur ska vi planera vårt kommunikationsarbete? Hur tar vi in kommande aktiviteter och uppdrag och planerar både långsiktigt och kortsiktigt? Och framförallt – hur håller vi koll på vem som har ett uppdrag, hur uppdraget går och att det levereras enligt plan?

Känner du igen dig? Om du jobbar med kommunikation på en arbetsplats med en mellan till stor kommunikationsavdelning, är det troligt att du känner igen dessa frågeställningar. För ju större något blir, desto mer strategi krävs det.

För en tid sedan dök det upp en fråga i en Facebookgrupp där jag är medlem:

Vi är en kommunikationsavdelning som behöver få lite struktur på vår planering. Därför är vi ute efter en slags digital redaktionstavla. Ett digitalt verktyg där vi kan ta in kommande händelser/aktiviteter/uppdrag, planera både långsiktigt och kortsiktigt, kunna söka igen gamla händelser/aktiviteter/uppdrag samt att kunna fördela våra uppdrag. Är det någon som kan tipsa om ett sådant verktyg? Hur gör ni på era kommunikationsavdelningar?

Det kom in många förslag på digitala verktyg och även jag drog mitt strå till stacken genom att föreslå Trello som jag arbetat med hos flera företag och organisationer. Jag skrev kort och gott:

Vi kör Trello och det funkar väldigt bra. Hör gärna av dig om du vill ha tips hur du sätter upp det.

Och plötsligt kom det in många önskemål på att ta del av tipsen. De kom i Facebookgruppen, som direkta meddelanden och även på min mail! Det fanns uppenbart ett stort behov av att få information om just arbetssättet på en kommunikationsavdelning.

Under de senaste sju åren, har jag suttit som konsult hos en drös olika uppdragsgivare och har lärt mig är att de flesta brottas med liknande problem – oavsett om man är ett företag, ideell organisation eller myndighet. Och en av de stora stötestenarna är just arbetssätt och organisationsutveckling.

Har du hört den förut?

Vanliga förekommande irritationsmoment är:

• Vi jobbar i silos eller stuprör så man vet inte vad de andra gör.
• När hen blev sjuk blev det kaos, för ingen visste vad hen jobbade med.
• Hen slutade snabbt och det blev ingen överlämning.
• Är det någon som har tagit emot den här beställningen?
• Nää…hen är på semester och vi vet inte vad hen gjort så här långt så vi måste vänta på att hen kommer tillbaka.

Känner du igen dig?

Ett strategiskt arbetssätt

Så hur kan man komma runt dessa problem? Det finns naturligtvis många framgångsrika arbetsmetoder men här delar jag med mig av den metodik jag utvecklat baserat på just mina erfarenheter.

Grundförutsättningar

För att det strategiska arbetssättet ska fungera måste det finnas några grundförutsättningar:

1. Ingen arbetar ensam.
2. Även återkommande arbetsuppgifter ska finnas nedskrivet.
3. Beställningar skickas till kommunikationsenheten, inte till en individ.

Låt mig förklara.

Ingen arbetar ensam. Detta är en grundförutsättning för att inte tappa kunskap i projekt om något oväntat händer. Blir projektledaren sjuk eller slutar, tar den med sig all kunskap och projektet blir lidande. Om det däremot finns en backup-person, kan den snabbt ta över.

Jag har exempelvis alltid jobbat med lead och backupp. Lead-personen driver projektet medan backup-personen kan vara passiv men cc:as i all kommunikation och är med i nyckelmöten och därför redo att kliva in om och när det behövs.

Återkommande arbetsuppgifter ska finnas nedskrivet. Även detta är till för smidig kunskapsöverföring vid hastigt personalbortfall. Personer som jobbar ensamma med att på rullande basis exempelvis uppdatera webben, lägga ut poster på sociala medier, följa upp statistik, göra nyhetsbrev etc ska göra en lista över sina återkommande arbetsuppgifter som vikarien snabbt kan ta del av.

Beställningar skickas till kommunikationsenheten, inte en individ. “Du, har du en minut?!” Att bli haffad i korridoren med en beställning är pest och pina. Men framförallt är personbundna beställningar väldigt sårbara. Vad händer om personen har för mycket att göra, åker på semester eller slutar? Troligtvis glöms beställningen bort eller hamnar mellan stolar.

Det praktiska

Kommunikationsavdelningars arbetssätt varierar naturligtvis, men här kommer ett genomsnittligt arbetssätt som du kan anpassa efter behov.

Säg hej till redaktionen

Redaktionen är den sammansättning av kommunikatörer, webbredaktörer, sociala mediemanagers etc som på daglig basis arbetar med kommunikation. Redaktionen träffas med fördel 1,5 – 2 timmar varje vecka och fördelar arbetsuppgifter, tar emot beställningar, diskuterar idéer och allokerar extra resurser där det behövs.

Gemensam mailkorg

Eftersom beställningar inte ska skickas till individer, har vi en gemensam mailkorg ditt beställningar, önskemål och förslag kan skickas. En person på redaktionen har ansvar för denna mailkorg och ser till att beställningar läggs upp i redaktionstavlan inför redaktionsmötet.

Ta emot beställningar i sprintar

Det går inte att helt komma ifrån ad hoc-beställningar. Så är det bara. Men målet är 80 % planerat och 20 % ad hoc. Vi jobbar i sprintar på 2 veckor och deadline för beställning till nästa sprint är den 15:e och sista varje månad. Några dagar innan deadline går en automatisk påminnelse ut till organisationen. En person i redaktionen har ansvar för den gemensamma mailkorgen och ser till att beställningarna läggs som kort i vårt samarbetsverktyg.

Fördela uppgifter i redaktionen

Under redaktionsmötet gör vi varje vecka följande:

• Hanterar nya beställningar.
• Fördelar ansvarig för projektet (lead) och backup.
• Brainstormar kring kommunikationsinsatser.
• Fördelar extra resurser.
• Lägger märke till när ett projekt har rotts i hamn. Hurra!

Lägg upp ALLT i ert samarbetsverktyg

Jag har i många år använt ett verktyg som heter Trello (och nej, jag är inte sponsrad av Trello. Jag tycker bara deras verktyg är bra). Så hur fungerar Trello i stora drag?

1. I Trello bygger man tavlor, listor och kort.
2. Tavlor skapar man för ett område, exempelvis kan varje månad få en egen tavla.
3. Listor fungerar som arbetsflöden där listor till vänster är början på ett arbetsflöde och listor till höger är i slutet av processen.
4. Varje kort är en aktivitet, ärende, beställning etc.
5. Korten flyttas mellan listor för att visa progressionen.
6. I korten kan man lägga till medlemmar (exempelvis lead och backup).
7. Man kan prenumerera på uppdateringar på ett kort.
8. Alla medlemmar kan skapa kort och starta samtal, lägga till checklistor, dokument och bilder.
9. Varje kort kan få en deadline som skickar påminnelser när man börjar närma sig “due date”.

Lägg upp listor

I varje tavla (månad) har vi lagt upp listor som visar hur projekt utvecklas. Vi har döpt våra listor till följande:

• Backlogg – här läggs alla idéer och beställningar vi ännu inte tagit ställning till.
• Att göra – kortet flyttas hit så snart en kommunikatör har tilldelats uppdraget.
• Pågående – hit flyttas kortet när arbetet faktiskt har påbörjats.
• Återkoppling – säger sig självt, när man väntar på återkoppling. 🙂
• Klar – det bästa kortet!
• Ingen åtgärd – när vi beslutat att inte göra något på en beställning. Bra att ha som arkiv.
• För kännedom – i denna lista lägger vi återkommande arbete som inte är i projektform men som ligger som en viktig backup om någon skulle försvinna hastigt.

Arbeta i korten

Ju mer information som finns i korten, desto mer underlättas arbetet. Här kan du bland annat:

• Sätta rubrik.
• Göra en beskrivning.
• Ange ansvarig person.
• Ange deadline.
• Skapa checklista och stryka färdiga punkter.
• Bifoga dokument.

Slutliga tips

• Var konsekvent med redaktionsmöten.
• Ha ett rullande schema för vem som ansvarar för redaktionsmötet. På så sätt blir det inte lidande om redaktionsansvarig är borta.
• Gå ut i organisationen och berätta hur ni jobbar. Kunskap skapar förståelse.
• Sätt det gärna som rutin att utbilda nyanställda inom organisationen i ert arbetssätt.
• Lämna utrymme för kreativitet och brainstorming.

Berätta gärna hur just du/ni jobbar på er kommunikationsavdelning så kan vi lära av varandra.